今回のテーマは、「電話の受け方」のマナーについてです。
前回、「電話のかけ方」のマナーをお伝えしましたね。
実習先やお仕事をするときには、初めて話す人と電話をすることがあります。
そこで、今回は、「電話の受け方」のポイントをご紹介したいと思います(^_^)/
- 所属先と名前を言う
電話が鳴ったら、最初に、所属先と自分のみょう字を言います。
実習先では、自分の学校名、仕事先では、会社名を言いましょう。
＜例：実習先から電話がかかってきたとき＞
「はい、▲▲（学校の名前）の○○（自分のみょう字）です」
- チェックリストを用意する
「電話をとったはいいものの、何を聞いたらいいかわからない💦」
上のように、あせってしまうこともあるかもしれませんね。
電話の内容を聞きながらメモを取るのはかなり難しい、あらかじめ下のような
チェックリスト式のメモを用意しておきましょう。
＜電話メモ＞
☐電話の日時→ 月 日 時 分
☐電話の相手→ 様
【対応】
□また電話します
（日時： 月 日 時頃）。
☐折り返し電話をください。→☎（ ー ー ）
（ご都合のいい日時： 月 日 時頃）
メモの中の☐にチェックをつけながら、一つずつ聞いていくようにしましょう。
＜電話メモ記入例＞
☑電話の日時→〇月〇日○時○分
☑電話の相手→○○様
【対応】
□また電話します。
（日時： 月 日 時頃）
☑折り返し電話をください。→☎（○○○ー○○○○ー○○○○）
（ご都合のいい日時：○月○日○時頃）
聞き逃したことがあったときには、「もう一度うかがってもいいですか？」と言って、
聞き直しましょう。
また、働いている方と一緒にチェックリストの内容を考えるのもいいですね（*’▽’)
- 相手が電話を切るまで待つ
電話の内容をメモ出来たら、「失礼いたします」と言って電話を切ります。
このとき、相手が電話を切るまで待つことが大切です。
相手が電話を切ったのを確認できたら、自分も電話を切って大丈夫です。
「失礼いたします」→相手が電話を切る→電話を切る
いかがでしょうか？
準備をしていても、いざ電話を受ける番になると、不安になるかもしれませんね。
また、働く場所によって、聞く内容が違ったりすることもあります。
そのときには、一緒に働いているスタッフの方に確認をとって、
聞く内容をしっかり言えるように、チェックリストを見直してみましょう。
本番前に、練習するのもいいかもしれません。
🌻今回のまとめ 🌻
- 所属先と名前を言う
- チェックリストを用意する
- 相手が電話を切るまで待つ
ではまた次回(*´∀｀*)/
